这项工作看起来简单——把会议时间、地点、议题、参会人员列成表格，通过oA系统发给各个处室，然后挨个打电话确认。张怀民交代任务时只说了两句：“通知要提前一天发，确认要当天上午做。有人问细节，就让他们看材料，材料在公共文件夹里。”
林凡坐在电脑前，打开oA系统。蓝色的界面弹出，他找到“会议管理”模块，点开“新建通知”。光标在“会议议题”栏闪烁，他按照李静给的模板，一个字一个字地敲：“研究山区路网改造项目资金协调事宜。”
参会单位一栏，他照着名单输入：建设管理处、规划处、财务处、办公室……打到第七个处室时，他犹豫了一下。名单上有个“审计处”，但张怀民给的备注写着“只列席，不发言”。
该不该注明？林凡抬头看向张怀民的方向。老科长正低头看文件，手指在纸页边缘轻轻滑动，像是在寻找什么。
林凡决定按原名单输入，但在心里记下这个细节。通知拟好，他检查了三遍，点击发送。系统提示“发送成功”的瞬间，他莫名松了口气。
第一个电话打给建设管理处。接电话的是个年轻女声，听完后说：“知道了，我们会派人。”语气平淡得像在确认快递。
打到规划处时，接电话的是个男同志：“材料发了吗？”
“发了，在公共文件夹。”
“好，我们看看再说。”
电话一个接一个。打到第五个时，林凡已经形成了节奏：自报家门，说明事由，确认是否收到通知，提醒查看材料。大部分人反应相似，只有财务处多问了一句：“会议纪要谁负责？”
林凡愣了一下：“应该是我们办公室。”
“那纪要写完后先发我们核对数据。”对方说完就挂了。
上午十点，所有电话打完。林凡在名单上一一打钩，然后把确认情况写在便签上，准备交给张怀民。刚站起身，李静叫住他：“小凡，把会议室预定了吗？”
林凡僵在原地。
“会议室要提前预定，尤其小会议室，很抢手。”李静走过来，在电脑上点了几下，“看，这里有个预定系统。你点进去，选时间、地点、设备需求……对，投影仪必须要，录音笔最好也申请。设备要去行政处领，得打借条。”
一套流程下来，又花了二十分钟。林凡看着预定成功的界面，后背有些发凉——这么重要的环节，他完全忘了。
“没事，第一次都这样。”李静笑笑，“张科没提醒你，就是让你自己漏一次，记住了。”
果然，当林凡把确认名单和会议室预定单一起交给张怀民时，老科长只扫了一眼：“会议室订得晚了点，下次提前一天。”
“好的。”
“还有，”张怀民从抽屉里拿出一支录音笔，“设备自己去领，借条在这儿签。”
借条是印好的格式，只需要填写事由、设备名称、借用时间和归还时间。林凡签下名字时，注意到借条最下面有一行小字：“设备损坏或遗失照价赔偿。”
下午两点，林凡去行政处领设备。办公室在二楼走廊尽头，门开着，里面坐着个五十多岁的老同志，正在看报纸。
“老师您好，我借录音笔。”林凡递上借条。
老同志接过，戴上老花镜看了半天：“办公室的？张怀民的人？”
“是。”
“这支笔有点旧了，电池不耐用，你多带两节备用电池。”老同志从柜子里取出一个塑料盒，打开检查了一遍，“拿去吧。归还时记得把录音文件删掉。”
“好的，谢谢老师。”
回到办公室，林凡把录音笔放在桌上。黑色机身已经有些磨损，按键上的字母快磨没了。他试了试，指示灯亮起红光，像一只沉默的眼睛。
三点钟，李静忽然说：“小凡，你去打印室把会议材料取回来，要装订二十份。”
打印室在地下室。林凡沿着楼梯往下走，空气逐渐变凉，有股油墨和纸张混合的潮湿气味。打印室很大，五六台机器同时运转，发出有节奏的嗡鸣声。一个年轻姑娘坐在门口柜台后，正在玩手机。
“取会议材料，办公室的。”
姑娘头也不抬：“名字。”
“林凡。”
她在电脑上查了查：“山区路网那个？还没好，等着吧。”说完继续低头看手机。
林凡站在柜台前，看着墙上的钟。秒针一格一格跳动，打印机的声响单调重复。十分钟过去了，二十分钟过去了。他忍不住问：“大概还要多久？”
“急什么，按顺序来。”姑娘终于抬起头，语气有些不耐烦，“今天十几个会议材料要打，你们排第七。”
林凡想说什么，又咽了回去。他想起张怀民说过的话——在这个楼里，有些时候需要等，而等待本身也是一种学习。
他走到墙边的长椅坐下。打印室里还有其他人在等，